Khi thực hiện giao dịch mua bán đất, một trong những yêu cầu bắt buộc là hợp đồng phải được công chứng hoặc chứng thực. Đây là thủ tục pháp lý quan trọng nhằm đảm bảo giá trị pháp lý và hạn chế rủi ro tranh chấp về sau. Bài viết sau Pháp lý Bất động sản Bình Dương sẽ gửi cho Quý đọc giả về những lưu ý khi thực hiện thủ tục công chứng, chứng thực giao dịch về bất động sản:

Theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024, các hợp đồng như: chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất; quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất đều phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ một số trường hợp ngoại lệ sau:

• Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
• Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp.
• Hợp đồng chuyển nhượng, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản.

Như vậy, trong đa số trường hợp, việc công chứng hoặc chứng thực hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất là điều kiện bắt buộc để phát sinh hiệu lực pháp lý. Đối với một số trường hợp ngoại lệ đã được pháp luật quy định, công chứng hoặc chứng thực chỉ mang tính tùy nghi theo yêu cầu của các bên, qua đó tạo ra sự linh hoạt nhất định trong quá trình thực hiện giao dịch. Vấn đề đặt ra là: khi tiến hành thủ tục công chứng, chứng thực đối với giao dịch bất động sản, các bên cần lưu ý những điểm pháp lý quan trọng nào để đảm bảo tính hợp pháp và hạn chế rủi ro phát sinh?

Thứ nhất, Giá trị pháp lý của Hợp đồng công chứng, chứng thực

Giá trị pháp lý của hợp đồng công chứng và chứng thực được quy định rõ ràng, không phân biệt giữa hai hình thức này. Điều này đồng nghĩa, trong các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, các bên có thể lựa chọn hình thức công chứng hoặc chứng thực mà không làm ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý của hợp đồng. Điều này giúp giảm bớt thủ tục hành chính và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện quyền sở hữu tài sản. Từ góc độ chính sách pháp luật, đây là sự lựa chọn mang tính linh hoạt, vừa bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên trong giao dịch bất động sản, vừa tạo sự công bằng trong việc tiếp cận dịch vụ pháp lý giữa các vùng miền.

Thứ hai, Phạm vi và địa điểm công chứng, chứng thực

Về công chứng, căn cứ Điều 44 Luật Công chứng năm 2024, thẩm quyền công chứng các giao dịch về bất động sản được xác định theo địa giới hành chính. Cụ thể, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chỉ được thực hiện công chứng đối với các giao dịch liên quan đến bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở. Ngoại lệ đối với nguyên tắc này bao gồm các giao dịch đặc thù như: di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện quyền đối với bất động sản, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng liên quan đến bất động sản, cũng như việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ các giao dịch này.

Về địa điểm công chứng, theo Điều 46 Luật Công chứng năm 2024, nguyên tắc chung là việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, pháp luật cho phép công chứng ngoài trụ sở trong các trường hợp đặc biệt, bao gồm: (i) lập di chúc tại nơi cư trú theo quy định của Bộ luật Dân sự; (ii) người yêu cầu công chứng không thể đi lại được do lý do sức khỏe, đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly y tế; (iii) người đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính; (iv) trường hợp có lý do chính đáng khác, cụ thể hoá tại Điều 43 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, theo đó, “lý do chính đáng khác” được hiểu bao gồm: phụ nữ đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi; người cao tuổi, người khuyết tật hoặc người gặp khó khăn trong việc đi lại; người đang thực hiện nhiệm vụ trong lực lượng công an nhân dân, quân đội nhân dân hoặc đảm nhận chức trách, công việc mà việc rời khỏi vị trí sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ được giao; và các trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan khác.

Như vậy, khi thực hiện công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, các bên cần đặc biệt lưu ý phạm vi thẩm quyền công chứng cũng như địa điểm thực hiện công chứng, để đảm bảo tính hợp pháp và giá trị pháp lý của hợp đồng.

Đối với chứng thực, Theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn) được trao thẩm quyền chứng thực đối với một số loại hợp đồng, giao dịch dân sự nhất định. Cụ thể, cơ quan này có trách nhiệm chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến việc thực hiện quyền của người sử dụng đất theo Luật Đất đai, cũng như hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo Luật Nhà ở.

Quy định này khẳng định vai trò của Ủy ban nhân dân cấp xã như một chủ thể có thẩm quyền nhà nước trong hoạt động chứng thực, nhằm bảo đảm giá trị pháp lý, tính xác thực và tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch. Đồng thời, cơ chế này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc tiếp cận dịch vụ chứng thực ngay tại địa phương, góp phần giảm tải cho hệ thống công chứng và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực đất đai, nhà ở.

Thứ ba, Hồ sơ công chứng, chứng thực

* Công chứng:

Theo Điều 42 Luật Công chứng năm 2024, Người yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến tổ chức hành nghề công chứng. Hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm các giấy tờ sau đây: 

• Dự thảo giao dịch; 
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, gồm: thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật; 
• Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó; 
• Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Đặc biệt, quy định mới cho phép khai thác trực tiếp thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đất đai hoặc các cơ sở dữ liệu khác, giảm bớt gánh nặng hành chính cho người dân, đồng thời tăng tính kết nối giữa công chứng và hạ tầng dữ liệu quốc gia.

Công chứng viên có nghĩa vụ kiểm tra hồ sơ, giải thích ý nghĩa pháp lý, quyền và nghĩa vụ của các bên, đồng thời từ chối công chứng trong trường hợp hồ sơ không rõ ràng, có dấu hiệu bị cưỡng ép, lừa dối hoặc nội dung giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội. Đây là cơ chế kiểm soát tính hợp pháp ngay từ giai đoạn tiền hợp đồng, giúp ngăn ngừa tranh chấp phát sinh.

Ngoài ra, Luật yêu cầu người yêu cầu công chứng phải tự đọc hoặc nghe đọc lại dự thảo giao dịch, ký hoặc điểm chỉ vào từng trang trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Việc này bảo đảm tính minh bạch, hạn chế tình trạng ký nhầm, ký thiếu hoặc bị lừa ký. Sau cùng, tổ chức hành nghề công chứng sẽ cấp bản chính văn bản công chứng, ghi số, đóng dấu và lưu trữ hồ sơ theo quy định pháp luật.

Trường hợp người dân chưa có dự thảo giao dịch, họ có thể yêu cầu công chứng viên trực tiếp soạn thảo nội dung giao dịch theo mục đích đã nêu. Khi đó, người yêu cầu công chứng chỉ cần nộp hồ sơ cơ bản (giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng và các giấy tờ liên quan). (Điều 43 Luật Công chứng 2024)

* Đối với thủ tục chứng thực, khoản 2 Điều 1 Nghị định số 07/2025/NĐ-CP quy định rõ: người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ, bao gồm một trong các loại: Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân, Thẻ căn cước, Giấy chứng nhận căn cước, Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn hiệu lực hoặc Căn cước điện tử. Đây là điều kiện bắt buộc để xác định nhân thân, bảo đảm tính xác thực của chủ thể trong hợp đồng, giao dịch. Ngoài ra, người yêu cầu phải nộp 01 bộ hồ sơ chứng thực, trong đó gồm:

• Dự thảo hợp đồng hoặc giao dịch;
• Bản sao kèm theo bản chính để đối chiếu giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc giấy tờ thay thế theo quy định pháp luật, đối với trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.

Đáng chú ý, pháp luật dự liệu ngoại lệ trong trường hợp đặc biệt: nếu người lập di chúc đang trong tình trạng tính mạng bị đe dọa bởi cái chết, việc xuất trình giấy tờ về quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản không phải là điều kiện bắt buộc. Quy định này vừa bảo đảm tính chặt chẽ, minh bạch trong thủ tục chứng thực, vừa thể hiện tính nhân văn của pháp luật khi linh hoạt tháo gỡ vướng mắc thủ tục trong tình huống khẩn cấp, nhằm bảo vệ tối đa ý chí định đoạt tài sản của cá nhân.

Thứ tư, Chụp ảnh và lưu trữ hồ sơ công chứng

​​Theo Điều 50 Luật Công chứng năm 2024, khi ký văn bản công chứng, người yêu cầu công chứng phải thực hiện việc ký trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Điểm mới quan trọng của quy định này là việc ký văn bản công chứng phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng, nhằm tăng cường tính xác thực, minh bạch và khả năng chứng minh của văn bản công chứng trong thực tiễn.

Cụ thể, Điều 46 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) đã hướng dẫn chi tiết về hoạt động chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng. Theo đó, ảnh chụp phải bảo đảm các yêu cầu:

• Nhận diện rõ ràng người ký văn bản và công chứng viên;
• Bảo đảm chất lượng hình ảnh (sắc nét, không phai mờ, không cắt ghép hoặc chỉnh sửa);
• Được in trên giấy A4 hoặc giấy ảnh chuyên dụng với kích thước tối thiểu 13×18 cm.

Trong trường hợp việc điểm chỉ được thực hiện thay cho việc ký, việc chụp ảnh cũng được áp dụng tương tự. Ngoài ra, nếu trong quá trình công chứng có người làm chứng hoặc người phiên dịch, thì việc ký hoặc điểm chỉ của những người này cũng phải được ghi nhận bằng ảnh chụp.

Đối với giao dịch có nhiều người tham gia, pháp luật cho phép linh hoạt chụp ảnh từng cá nhân ký trước sự chứng kiến của công chứng viên, hoặc chụp ảnh chung nhiều người cùng ký tại một thời điểm, với điều kiện ảnh vẫn đáp ứng các tiêu chuẩn về tính rõ ràng và xác thực. Trường hợp các bên ký ở các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau, công chứng viên phải tiến hành chụp ảnh riêng cho từng lần ký.

Đáng chú ý, ảnh chụp là thành phần bắt buộc của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng. Trường hợp thấy cần thiết, các bên và công chứng viên có thể thỏa thuận việc quay phim toàn bộ quá trình ký kết, và tư liệu này cũng trở thành một bộ phận của hồ sơ công chứng.

Đặc biệt, quy định về chụp ảnh còn được mở rộng áp dụng đối với công chứng điện tử, bảo đảm tính đồng bộ, nhất quán trong cả công chứng truyền thống và công chứng trực tuyến.

Như vậy, có thể thấy rằng quy định mới về việc chụp ảnh và lưu trữ hình ảnh trong quá trình ký, điểm chỉ văn bản công chứng là một bước tiến quan trọng trong việc tăng cường tính minh bạch, phòng ngừa rủi ro tranh chấp, đồng thời bảo đảm tính toàn vẹn và giá trị chứng minh của văn bản công chứng trong bối cảnh thực tiễn ngày càng phát sinh nhiều tranh chấp phức tạp.

Có thể khẳng định rằng, thủ tục công chứng và chứng thực giữ vai trò trung tâm trong việc bảo đảm hiệu lực pháp lý, tính an toàn và minh bạch của các giao dịch bất động sản. Đây không chỉ là điều kiện pháp lý bắt buộc trong phần lớn các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, mà còn là “lá chắn” bảo vệ ý chí tự nguyện của các bên, phòng ngừa rủi ro pháp lý, đồng thời góp phần xây dựng môi trường giao dịch bất động sản minh bạch, ổn định và bền vững.

Quý đối tác, Quý khách hàng có thể liên hệ với Pháp lý Bất động sản Bình Dương để sử dụng dịch vụ tư vấn các vấn đề về đất đai khác.

Thứ nhất, tư vấn trực tuyến qua số điện thoại: Khách hàng có nhu cầu sẽ kết nối đến tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến miễn phí qua hotline: 0971.17.40.40 nếu khách hàng có nhu cầu tư vấn chi tiết hoặc tham khảo giá trước khi thực hiện dịch vụ.

Thứ hai, tư vấn qua email: Nếu quý khách không thể đến trực tiếp mà mà vẫn muốn nhận được ý kiến tư vấn của luật sư/chuyên gia pháp lý trong lĩnh vực tư vấn pháp luật về đất đai của Luật sư VCT thì có thể gửi câu hỏi trong lĩnh vực qua email: Info@luatsuvct.com.Chúng tôi sẽ chủ động liên hệ lại dựa trên thông tin pháp lý mà khách hàng cung cấp để báo giá dịch vụ hoặc tư vấn miễn phí nếu đó là vấn đề pháp lý phổ thông trong lĩnh vực tư vấn pháp luật.

Thứ ba, tư vấn trực tiếp tại văn phòng: Đối với những vấn đề pháp lý phức tạp, Quý khách hàng có thể chủ động đặt lịch tư vấn trực tiếp tại trụ sở Luật sư VCT tại địa chỉ: Đường số 7B, khu phố Hòa Phú 3, phường Bình Dương, Thành phố Hồ Chí Minh (trước sáp nhập là Đường số 7B, khu phố 3, phường Hòa Phú, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương).

Đội ngũ luật sư/Chuyên gia pháp lý trong lĩnh vực Tư vấn đầu tư sẽ nghiên cứu hồ sơ, yêu cầu và tư vấn, giải đáp trực tiếp những vướng mắc mà khách hàng gặp phải.

Trên đây là toàn bộ nội dung về chủ đề “NHỮNG LƯU Ý KHI THỰC HIỆN THỦ TỤC CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC GIAO DỊCH VỀ BẤT ĐỘNG SẢN” mà Pháp lý bất động sản Bình Dương muốn gửi đến quý khách hàng. Còn bất cứ vướng mắc nào, quý khách vui lòng liên hệ qua hotline: 0971.17.40.40 hoặc email: Info@luatsuvct.com để được hỗ trợ. Chúng tôi rất hân hạnh được hợp tác với quý khách.